Organizar reuniones con éxito, consejos para meetings productivos

Las reuniones de trabajo son un mal necesario. Pueden ser aburridas, improductivas y repetitivas, o por el contrario estimulantes y efectivas. Depende de cómo las organicemos.

Las reuniones de trabajo son un mal necesario. Pueden ser aburridas, improductivas y repetitivas, o por el contrario estimulantes y efectivas. Depende de cómo las organicemos.

Quien más, quien menos, todos hemos tenido que sufrir alguna vez esa reunión un viernes a última hora, o ese encuentro con nuestro jefe el lunes justo después de comer. Errores típicos que convierten un encuentro de trabajo en un suplicio que no ofrece nada bueno. Y tomarnos en serio su organización no es moco de pavo, teniendo en cuenta que aproximadamente un tercio del tiempo de trabajo en una mediana empresa (de los trabajadores de oficina, se entiende) transcurre en reuniones de coordinación y decisión, porcentaje que puede llegar al 50% de la jornada en grandes corporaciones. Tomemos nota de lo que aconsejan los que saben de esto:

  • Mejor a mediodía: antes de comer, pero no a las 14:00, cuando ya todo el mundo está pensando en el menú del día. Dado que muchos toman un café o refrigerio a eso de las 11:30-12:00, justo después de esa ayuda es el mejor momento para reunirse.
  • Entresemana: por motivos obvios, los días menos productivos son los lunes y los viernes. Si podemos elegir, martes o miércoles son los días ideales para tomar decisiones con la mayor clarividencia posible.
  • Fijar la lista de asistentes: es contraproducente invitar a una reunión a alguien que no tiene nada que aportar por ser de otro departamento, por ejemplo, igual que a menudo no se invita al último en llegar o al trabajador de menor rango por pensar que no será necesario, y quizá pudiera ser el que más aporte. Hay que intentar igualmente que los asistentes sean habituales, tampoco sirve de nada ir a una reunión de cada cuatro.
  • Dar un turno de palabra a todos: antes de entrar en el meollo de la reunión, es una buena idea dar un par de minutos a cada asistente para que exponga su punto de vista sobre lo que se va a tratar en la reunión, anuncie novedades o simplemente cuente qué tal le va en su vida personal. Eso enchufa a todos con el grupo.
  • Roles flexibles… pero no revueltos: todo el mundo ha de saber quién es el jefe, y éste debe decidir sobre lo que se trata en la reunión y, muy importante, darla por concluida en el momento preciso. Pero por debajo, perder el miedo a la jerarquía suele ser sinónimo de mayores avances para el grupo.